Moc prosíme všechny klienty, abychom na správu úkolů používali výhradně náš projektový systém Active Collab, který je na adrese https://projekty.tomatom.cz (dále jen AC).
E-maily, nebo ještě hůře telefony opravdu nejsou vhodným komunikačním kanálem, jak si nějaký ukol zadat.
Tím, že pracujeme v týmu není bohužel udržitelné evidovat požadavky na úpravy v emailu, který končí v jedné schránce namísto v několika zároveň.
Jak AC používat?
Důležité je, abyste AC používali naprosto opačně než používáte e-mail :) Krása je v maximálním zaostření na jeden konkrétní problém.
Pokud tedy potřebujete změnit 10 různých věcí, je třeba založit 10 různých diskusí, resp. úkolů (rozdíl mezi úkolem a diskusí viz níže).
Úkol maximálně popište, přiložte odkaz a třeba i printscreen. Přílohy vkládejte do AC namísto dočasných služeb, kde za týden nebudou k dohledání (příkladem budiž úschovna.cz)
Cílem je zakládat co nejvíce malých úkolů tak, aby se rychle zavíraly a problémy se řešili jeden po druhém. Není dobré zakládat jeden úkol s 10ti úkoly. Takový celek se stává obtížně splnitelným a hrozí zapadnutí stylem „to je dlouhé a je toho hodně, podívám se na to, až budu mít více času“ (který nemusí přijít).
Jak by neměl úkol vypadat?
Příklad z praxe (bohužel). úkol zněl: „Nejde upravit objednávka 123456“
Jak by naopak měl znít?
„Nejde upravit objednávka 123456 ( URL ), snažím se do ni přidat 2 kusy produktu s kódem „XYZ“ a naopak odebrat produkt „ABC“. Dostanu chybovou hlášku viz printscreen“
Proč?
První varianta „úkolu“ nenese informaci co chtěl klient s objednávkou dělat. Možností je mnoho – změnit stavy, odběratele, poznámky, atp. Vyzkoušíme zpravidla to, co neovlivní objednávku. Pokud klientovi nejde přidat či odebrat produkt, my na to nemusíme přijít, neboť změnu obsahu objednávky ručně netestujeme, takové testy mohou způsobit velké nepříjemnosti, pokud by někdo jiný obj. např. vyřizoval. Druhá varianta dále obsahuje URL přímo do objednávky, eliminuje tak chybu a hledání. Navíc obsahuje otisk obrazovky s chybovou háškou, tzn. šetří čas podpory a tím urychluje vyřízení.
Nezapomeňte označit všechny POTŘEBNÉ.
Velmi důležitou částí každé diskuse / úkolu / atp. jsou „Subscribers“. Mezi nimi prosím vyberte všechny, kteří by se měli do diskuse zapojit a na základě výběru jim přijde upozornění do emailu.
Značte prosím však pouze osoby, u kterých jste si jisti, že se tématem mají zabývat. Není žádoucí zaškrtout všechny členy týmu, aby všichni byli v obraze, že je v projektu úkol, ikdyž nejsou řešiteli nebo se jich téma v daný moment netýká. Pak se z úkolů v projektu stává klasický SPAM, který mohou daní přihlášení ignorovat i ve chvíli kdy se jich projekt týká a nelze to brát za zlé – pokud dostanete 10 emailů, které se Vás netýkají, 11. můžete „eliminovat“ velmi snadno.
Subscribers jsou však velmi důležití a bez označení se stává daná zpráva „neviditelnou“. Pokud nikdo z projektu nedostane notifikace, šance na nalezení úkolu u neaktivího projektu, který bychom zrovna na denní bázi řešili je rovna náhodě.
Správné workflow úkolů je úkoly ZAVÍRAT a vytvářet nové!
Stejně jako je důležité úkoly členit na dílčí části je důležité je zavírat po splnění. Nebojte se např. uzavřít úkol po splnění grafických částí a otevřít nové na programování. Je to vhodnější, než mít úkoly, kde se s nadsázkou řečeno stane z výměny banneru redesign celého webu.
Ideální proces je takový, kdy Vy na straně klienta zadáte úkol např. na tvorbu banneru. Mezi Subscribers zadáte grafika, kterého máte na bannery přiděleného. Programátory zadávat nemusíte, úkol se jich netýká. Stejně tak nezadávejte všechny naše grafiky, úkol bude tvořit jen jeden z nich.
Grafik zpracujem úkol a do komentářů Vám nahraje banner vč. nějakého textu. Dále nastaví úkol do stavu „Připraveno“ (pomocí tzv. Labels). Pokud je vše OK, prosím stáhněte si soubor (popř. jej i v budoucnu najdete v sekci Files (Soubory) a úkol ZAVŘETE.
Naopak, pokud úkol není v pořádku, odeberte prosím Label „Připraveno“ a nastavte „Dodány korektury“ + napište do komentáře své připomínky k zapracování. Grafik po opravě změní štítek zpět na „Připraveno“ a nahraje upravený soubor. Takto se případně opakuje do vyřešení. Po vyřešení prosím úkol ZAVŘETE (škrtátko před názvem úkolu).
Důležitá poznámka – samotná změna Labelu nevyvolá emailovou notifikaci, proto při změně, u které chcete dát protistraně zprávu využijte prosím komentáře.
AC se skládá z těchto sekcí:
Discussions (Diskuse)
Diskusí by měl začínat každý úkol. V rámci komentářů bychom si měli vyjasnit nejasné partie a poté někdo z našeho týmu překlopí diskusi na úkol.
Novou diskusi přidáte pomocí tlačítka „+ New discussion“, k diskusi je možné přidávat soubory (Attachements), popř. můžete odkazovat na dropbox nebo google disk. Prosíme, v případě odkazování na externí úložiště využívejte ty trvalá (dropbox, google disk, atp.). Prosím, vyhněme se těm dočasným, jako je např. úschovna a zároveň těm veřejným (uložto).
TIP: V přehledu diskusí je šedá, resp. zelená bublina s číslem uvnitř. Číslo značí počet komentářů (reakcí), zelená barva potom to, že v diskusi je komentář, který jste si ještě nepřečetl(a).
Tasks (Úkoly)
Úkoly je možné přidávat do skupin (tzn. „Task list“). Pomocí nich je vhodné seskupovat úkoly např. do fází projektu, popř. u větších modulů pak 1 modul = 1 Task List.
Nový úkol přidávejte přes pole „+ Add a Task“. Úkol může obsahovat opět soubory a seznam Subscriberů, kteří dostávají notifikace o změnách v úkolu. V pravé části potom můžete úkol přiřadit některému členovi (Assignee). Mimo dalšího nastavení, které nemusíte vyplňovat nabízí úkol i možnost označit jako „Důležité“ (high priority). Prosíme, aby v celém projektu byly max. 3 úkoly s velkou prioritou.
Po založení úkolu můžete přidávat podúkoly (Add a Subtask).
Moc prosíme, aby byly úkoly v maximální možné míře strukturované na skupiny, dále na úkoly a poté na podúkoly. Občas se nám stává, že klient založí úkol např. „finální úpravy“ obsahující 10 bodů a s popisem 1-2 A4. Takový úkol by měl správně být vytvořen tak, že je založen „Task list“ jménem „Finální úpravy“ a v tom 10 úkolů, 1 bod = 1 úkol. Resp. nejsprávnější řešení by bylo, abyste jako klient založil(a) diskusi, kde bude vše na jedné hromadě, my diskusi překlopíme na úkol (jedno kliknutí v AC) a v něm si sami už založíme 10 podúkolů a jednotlivé podúkoly přiřadíme těm správným lidem, kteří je zpracují :)
Files (Soubory)
Přehled všech souborů v daném projektu. Tzn. ze všech úkolů, diskusí, poznámek, setříděný dle data přidání.
Notes (Poznámky)
V poznámkách uchováváme texty, které mají delší životnost než úkol či diskuse. Úkoly a diskuse se postupně zavírají, proto pokud vám např. napíšeme návod, jak pracovat s konkrétním webem / modulem / atp., tyto údaje dáme do poznámek, abyste je snadno našli kdykoliv budete potřebovat.
Activity (Aktivita)
Přehled změn v projektu setříděných dle data.
Budeme rádi, pokud budete s projekty pracovat v rámci webového rozhraní. Abyste se do nich rádi vraceli, nabízíme i možnost vytvořit vám vlastní projekt v rámci AC, do kterého Vám dáme váš vlastní tým a můžete si v nem řešit např. firemní úkoly a mít vše na jednom místě :)
Pokud ale raději pracujete s emailem, brzy doplníme návod i o obsluhu čistě z emailu :)