Náš e-shopový systém Shopty je plně automaticky propojený se skladovým systémem Mail Stage fullfilment skladu Mail Step a.s.
Plná automatizace má tyto vlastnosti:
- Synchronizace skladových zásob s MailStage API několikrát denně tak, aby byla dostupnost u položek v eshopu vždy aktuální
- Synchronizace zásilek a odesílání stavových emailů zákazníkům
- Automatické odeslání nové objednávky ihned do expedice, vč. vystavení faktury na danou objednávku.
- V případě bezhotovostních plateb probíhá odeslání k expedici, resp. vystavení faktury ihned ve chvíli zaplacení zákazníkem (pro plnou automatizaci tohoto procesu doporučujeme účet u Fio banky, který Vám napojíme k automatickému párování v eshopu)
Jak s e-shopem napojeným na MailStep (MailStage) zacházet?
Produkty
Jako alfu a omegu vnímáme produkty. Doporučujeme je evidovat výhradně na straně eshopu. My je již do Mail Stage odešleme při pravidelné synchronizaci skladové dostupnosti a to včetně obrázku. Evidenci v eshopu přefereujeme z prostého důvodu – na straně obchodu je uloženo více informací – kompletní popis produktu, zařazení do kategorií, obrázky, atp.
Velmi důležité je evidování skladových kódů. Doporučujeme ctít kódy výrobce tak, aby to co máte v eshopu bylo i na produktu. Skladníkům tak ušetříte práci s identifikací a v případě nějakých nejasností, vratek, reklamací bude ihned jasné o kterém produktu „je řeč“.
Objednávky objednávky
V systému eviduje několik stavů objednávek s příznakem „(MailStep)“, popř. jen „(M)“. Ty sou určeny výhradně pro automatizaci a nepracujte s nimi prosím ve smyslu ručních změn u objednávek. Ručně pracujte pouze s těmito stavy:
- Čeká na vyřízení – pokud přepnete objednávku do tohoto stavu, automaticky se odešle do MailStage API a následně změní stav na některý v rámci automatických stavů s příznakem „(MailStep)“ – viz výše. Pokud je vše OK, měla by se objednávka překlopit do stavu Nová objednávka (MailStep), následně Ke kompletaci (MailStep), dále Vyskladňuje se (MailStep) a Předána přepravci (MailStep). Naopak, pokud nastane chyba, přepne objednávku do stavu Chyba (MailStep) a do interní poznámky objednávky napíše chybovou hlášku. V takovém případě je nutné chybná pole (zpravidla v adrese) opravit a přepnout znovu do stavá Čeká na vyřízení tak, aby se automat pokusil znovu odeslat do Mail Stage API a snad již v pořádku, aby byla ve stavu Nová (MailStep).
Pokud zákazník vybere dobírku, odesílá se objednávka do Mail Stage API automaticky, tedy rovnou po vytvoření. Pokud máte aktivovanou některou z bezhotovostních forem – převod na účet, některou platební bránu, atp., pak se odešle do Mail Stage API ve chvíli, kdy je zaplacena, do té doby čeká ve stavu „Čeká na vyřízení“ a výše popsané automatické odesílání se na ni neaplikuje. - Zrušeno – přepnutím do tohoto stavu se odešle storno požadavek do Mail Stage API. Zásilku je možné stornovat zpravidla pouze ve dvou, resp. třech stavech, a to když je Nová, popř. když Čeká na zboží, a nebo samozřejmě když je ve stavu Chyba. Pokud není storno možné, je nutné kontaktovat pracovníky Mail Step.
Objednávky platby
Pokud máte aktivované propojení s bankou – doporučujeme Fio banku, viz důvody níže, nemusíte převody hlídat. Pokud však nemáte či zákazník pošle chybně platbu (více o stavech automatického párování Fio viz zde), je třeba přepnout objednávku, která je ve stavu objednávy „Čeká na vyřízení“ a stavu platby „Čekáme na bankovní převod“ do stavu platby = „Zaplaceno“. Poté se objednávka odešle k expedici.
Důvěřujte, ale prověřujte
Ani automat není perpetum mobile, proto je na straně klienta, tedy Vás, třeba systém kontrolovat. V administraci eshopu vidíte stavy jednotlivých objednávek a je nutné řešit případné chyby v synchronizaci, stejně jako objednávky, které z nějkého důvodu (např. dostupnost položek) Mail Step fyzicky neexpedoval.
Pro plnou automatizaci doporučujeme zřidit účet pro eshop u Fio banky (ideálně další nový účet, který je u Fia zdarma) a po zřízení API přístupového tokenu s právy pro sledování účtu budeme párovat platby automaticky a odesílat do Mail Stage API instrukce pro expedici ihned po zaplacení.