Náš eshopový systém Shopty lze plně automaticky nastavit na logistiku Comgate a.s.
Plná automatizace má tyto vlastnosti:
- Synchronizace skladových zásob s Comgate několikrát denně tak, aby byla dostupnost u položek v eshopu vždy aktuální
- Synchronizace zásilek a odesílání stavových emailů zákazníkům
- Automatické odeslání nové objednávky ihned do expedice, vč. vystavení faktury na danou objednávku.
- V případě bezhotovostních plateb probíhá odeslání k expedici, resp. vystavení faktury ihned ve chvíli zaplacení zákazníkem (pro plnou automatizaci tohoto procesu doporučujeme účet u Fio banky, který Vám napojíme k automatickému párování v eshopu)
Jak s Comgate logistikou (eLogist) zacházet?
Produkty
Jako alfu a omegu vnímáme produkty. Doporučujeme je evidovat výhradně na straně eshopu. My je již do Comgatu, resp. jejich elogist systému odešleme při pravidelné synchronizaci skladové dostupnosti. V eshopu z jediného důvodu – na straně shopu je více informací – kompletní popis produktu, zařazení do kategorií, obrázky, atp.
Velmi důležité je evidování skladových kódů. Doporučujeme ctít kódy výrobce tak, aby to co máte v eshopu bylo i na produktu. Skladníkům tak ušetříte práci s identifikací a v případě nějakých nejasností, vratek, reklamací bude ihned jasné o kterém produktu „je řeč“. Na straně Comgate najdete kód v lehce matoucím sloupci s názvem „ID u klienta“. Nejedná se o žádné ID ve smyslu identifikátoru, nýbrž o skladový kód.
Objednávky objednávky
V systému eviduje několik stavů objednávek s příznakem „(Comgate)“. Ty sou určené výhradně pro automatizaci a nepracujte s nimi prosím ve smyslu ručních změn u objednávek. Ručně pracujte pouze s těmito stavy:
- Čeká na vyřízení – pokud přepnete objednávku do tohoto stavu, automaticky se odešle do comgatu a následně změní stav na některý v rámci automatických stavů s příznakem „(Comgate)“ – viz výše. Pokud je vše OK, měla by se objednávka překlopit do stavu Nová (Comgate), následně Ke kompletaci (Comgate), dále Kompletuje se (Comgate) a Vyřízeno (Comgate). Naopak, pokud nastane chyba, přepne objednávku do stavu Chyba (Comgate) a do interní poznámky objednávky napíše chybovou hlášku. V takovém případě je nutné chybná pole (zpravidla v adrese) opravit a přepnout znovu do stavá Čeká na vyřízení tak, aby se automat pokusil znovu odeslat do Comgate a snad již v pořádku, aby byla ve stavu Nová (Comgate).
Pokud zákazník vybere dobírku, odesílá se objednávka do Comgatu automaticky, tedy rovnou po vytvoření. Pokud máte aktivovanou některou z bezhotovostních forem – převod na účet, některou platební bránu, atp., pak se odešle do comgate ve chvíli, kdy je zaplacena, do té doby čeká ve stavu „Čeká na vyřízení“ a výše popsané automatické odesílání se na ni neaplikuje. - Zrušeno – přepnutím do tohoto stavu se odešle storno požadavek do Comgate. Ne ve všech stavech je však storno možné, dalo by se říci, že se dá stornovat kdykoliv do doby, než se začne kompletovat, resp. zásilka se odešle. Pokud není storno možné, dostaneme tuto informaci od eLogistu a hláška se zobrazí v interní poznámce objednávky.
Objednávky platby
Pokud máte aktivované propojení s bankou – doporučujeme Fio banku, viz důvody níže, nemusíte převody hlídat. Pokud však nemáte či zákazník pošle chybně platbu (více o stavech automatického párování Fio viz zde), je třeba přepnout objednávku, která je ve stavu objednávy „Čeká na vyřízení“ a stavu platby „Čekáme na bankovní převod“ do stavu platby = „Zaplaceno“. Poté se objednávka odešle k expedici.
Důvěřujte, ale prověřujte
Ani automat není perpetum mobile, proto je na straně klienta, tedy Vás, třeba systém kontrolovat. V administraci eshopu vidíte stavy jednotlivých objednávek a je nutné řešit případné chyby v synchronizaci, stejně jako objednávky, které z nějkého důvodu (např. dostupnost položek) Comgate fyzicky neexpedoval.
Pro plnou automatizaci doporučujeme zřidit účet pro eshop u Fio banky (ideálně další nový účet, který je u Fia zdarma) a po zřízení API přístupového tokenu s právy pro sledování účtu budeme párovat platby automaticky a odesílat Comgatu instrukce pro expedici ihned po zaplacení.